Det beste tidsregistreringssystemet skal gjøre mer enn å telle arbeidstimer. En god løsning bør gjøre det enkelt for ansatte å registrere arbeidstid, samtidig som bedriften får kontroll på timer, pauser, overtid, prosjekter, fravær, lønnsgrunnlag og fakturerbart arbeid.
Hvilket system som er best, avhenger derfor av virksomheten. Et konsulentselskap som fakturerer kunder per time har andre behov enn en butikk med skiftarbeid eller et entreprenørselskap med ansatte ute på ulike byggeplasser.
I Norge er god registrering av arbeidstid også viktig for å dokumentere at arbeidstidsreglene følges. Arbeidstilsynet opplyser at arbeidsgiver skal ha en skriftlig og oppdatert oversikt over faktisk arbeidstid og pauser for den enkelte arbeidstaker.
Hva er et tidsregistreringssystem?
Et tidsregistreringssystem er programvare som brukes til å registrere når og hvor mye ansatte arbeider.
Den enkleste varianten erstatter tradisjonelle timelister. Ansatte registrerer starttid, sluttid eller antall arbeidede timer digitalt. Mer avanserte løsninger kan koble timene til kunder, prosjekter, arbeidsoppgaver og lønnsarter.
Systemet kan også håndtere blant annet:
- arbeidstid og pauser
- overtid og tillegg
- prosjektimer
- fakturerbare timer
- fleksitid og timebank
- ferie og fravær
- vaktplaner
- godkjenning av timelister
- lønnsgrunnlag
- rapportering og prosjektøkonomi
Dermed kan tidsregistreringen bli en sentral del av både personaladministrasjon, prosjektstyring og økonomi.
Hva kjennetegner det beste tidsregistreringssystemet?
Det beste systemet er først og fremst det de ansatte faktisk klarer å bruke riktig.
Hvis registreringen krever mange klikk eller kompliserte rutiner, øker risikoen for at timer registreres for sent eller feil. Et godt brukergrensesnitt er derfor ofte viktigere enn en lang liste med avanserte funksjoner.
For de fleste bedrifter bør et godt system kombinere enkel registrering med automatisering i administrasjonen.
Enkel timeføring
Ansatte bør kunne registrere timer raskt fra mobil, PC eller nettbrett.
For ansatte som jobber ute hos kunder eller på byggeplasser er en god mobilapp spesielt viktig. Ideelt sett skal det bare ta noen få sekunder å velge prosjekt, aktivitet og antall timer.
Prosjektregistrering
Driver bedriften prosjektbasert, bør ansatte kunne registrere timer direkte på riktig prosjekt eller kunde.
Dette gjør det lettere å se hvor mange arbeidstimer et prosjekt faktisk krever og sammenligne tidsbruk med budsjettet.
For konsulenter, håndverkere og byråer er dette ofte en av de viktigste funksjonene.
Fakturerbare timer
Hvis kundene faktureres etter tidsbruk, bør systemet skille mellom fakturerbare og interne timer.
Da kan bedriften gå fra registrert arbeid til fakturagrunnlag uten å bygge nye timelister manuelt.
Tripletex kan for eksempel føre registrerte timer videre til prosjekt, lønn og faktura.
Overtid og tillegg
Et godt tidsregistreringssystem bør kunne håndtere virksomhetens regler for blant annet overtid, kveld, helg og andre tillegg.
Automatisering reduserer behovet for å kontrollere og beregne hver enkelt timeliste manuelt.
Dette blir særlig viktig i virksomheter med skift, turnus eller varierende arbeidstider.
Godkjenning av timer
Mange virksomheter trenger en arbeidsflyt der en leder, bas eller prosjektleder godkjenner registrerte timer før de går videre til lønn eller fakturering.
Det gir en ekstra kontroll på feilføringer og gjør det lettere å oppdage manglende timer før lønnskjøringen starter.
Gode tidsregistreringssystemer for ulike behov
Det finnes ikke ett system som automatisk er best for alle. Disse løsningene illustrerer hvor forskjellige behov et tidsregistreringssystem kan dekke.
Tripletex: godt for regnskap, prosjekt og fakturering
Tripletex er spesielt interessant for bedrifter som ønsker å koble timeføring tett sammen med økonomien.
Ansatte kan registrere timer via mobil, og registrerte timer kan brukes videre i blant annet prosjektoppfølging, lønn og fakturering. Tripletex tilbyr også oversikter over fakturerbare timer og timekostnader knyttet til prosjekter.
Det kan derfor passe godt for konsulentbedrifter, håndverkere og andre virksomheter som allerede bruker eller ønsker et integrert økonomisystem.
PowerOffice Go: enkel timeføring koblet til økonomi
PowerOffice Go har egen funksjonalitet for timeregistrering og legger vekt på at ansatte skal kunne registrere timer uavhengig av hvor de befinner seg.
Systemet kan være interessant dersom bedriften ønsker regnskap, lønn og administrasjon samlet rundt samme økonomiplattform.
PowerOffice har også integrasjoner med mer spesialiserte tids- og prosjektløsninger, blant annet Tidsbanken og SmartDok.
SmartDok: godt egnet for bygg og anlegg
Bygg- og anleggsbedrifter har ofte andre behov enn kontorbedrifter. Ansatte befinner seg på forskjellige prosjekter, og timer må gjerne kobles til både prosjekt, aktiviteter og maskiner.
SmartDok er spesialisert mot denne bransjen. Systemet lar ansatte registrere arbeidstimer og maskintimer på prosjekter, samtidig som timer kan godkjennes og brukes som grunnlag for lønn og fakturering.
For entreprenører og virksomheter med mange ansatte ute i felt kan en slik bransjetilpasset løsning derfor være mer hensiktsmessig enn et generelt timelistesystem.
Tidsbanken: interessant for arbeidstid og vaktplanlegging
For butikker, restauranter, produksjonsbedrifter og andre virksomheter med skift og varierende arbeidstid kan vaktplanlegging være like viktig som selve timeregistreringen.
Tidsbanken kombinerer blant annet timeføring, rapportering og vaktplanlegging. Løsningen har også funksjoner knyttet til arbeidstid og overtidsoppfølging.
Dette gjør systemtypen spesielt aktuell når bedriften trenger å sammenligne planlagt arbeidstid med faktisk arbeidstid.
Simployer: for HR, fravær og arbeidstid
Simployer tilbyr løsninger der tidsregistrering inngår sammen med blant annet fravær og personaladministrasjon. Systemet støtter også prosjektbasert timeføring.
En slik løsning kan passe virksomheter som ønsker at registrering av arbeidstid skal være en del av et større HR-system.
Clockify: enkelt system for time- og prosjektsporing
Clockify er et internasjonalt alternativ med fokus på enkel tidsregistrering.
Systemet støtter blant annet timer, timelister, rapporter, prosjekter, kalenderbasert registrering og apper for mobil og desktop.
Det kan være aktuelt for mindre team, frilansere og virksomheter som først og fremst trenger å vite hvor tiden brukes, uten at tidsregistreringen nødvendigvis må være tett integrert med et norsk lønns- og regnskapssystem.
Hvilket tidsregistreringssystem bør du velge?
Start med arbeidsflyten i bedriften, ikke med funksjonslisten til leverandøren.
Hvis fem ansatte hovedsakelig jobber på kontoret, trenger virksomheten sannsynligvis ikke det samme systemet som en entreprenør med 80 ansatte fordelt på 15 byggeplasser.
Still derfor noen enkle spørsmål:
Hvor registreres timene?
Ansatte ute i felt bør kunne gjøre alt fra mobilen.
Skal timer knyttes til prosjekter?
Da trenger du prosjekt- og aktivitetsregistrering.
Skal timene faktureres videre til kunder?
Velg et system som kan gjøre registrerte timer om til fakturagrunnlag.
Har bedriften skift eller turnus?
Da bør vaktplanlegging, overtid og tillegg prioriteres.
Skal informasjonen brukes til lønn?
Kontroller at systemet har en god integrasjon med lønnssystemet bedriften bruker.
Trenger dere detaljert prosjektøkonomi?
Da bør systemet vise timekost, fakturerbare timer, budsjett og faktisk tidsbruk.
Denne vurderingen gjør det mye enklere å finne et system som passer virksomheten i praksis.
Integrasjoner kan være viktigere enn selve timeføringen
Selve registreringen av én arbeidsdag er relativt enkel. Den største effektiviseringsgevinsten kommer ofte etter at timene er registrert.
Hvis systemet kan overføre informasjonen direkte til lønn, regnskap, prosjektstyring og fakturering, slipper administrasjonen å registrere de samme dataene flere ganger.
En ansatt kan for eksempel registrere åtte timer på et kundeprosjekt. Etter godkjenning kan de samme dataene brukes til beregning av lønn, prosjektkostnader og fakturagrunnlag.
Da blir tidsregistreringssystemet en del av bedriftens arbeidsflyt, ikke bare en digital timeliste.
Mobilapp er spesielt viktig for ansatte i felt
For håndverkere, montører, konsulenter og andre som beveger seg mellom forskjellige arbeidssteder, er mobilen ofte det naturlige stedet å registrere timer.
Registreringen bør kunne gjøres mens informasjonen fortsatt er fersk.
Hvis ansatte må vente til de kommer tilbake til kontoret eller fylle ut alle timene fredag ettermiddag, blir risikoen større for at arbeidstid eller prosjektinformasjon glemmes.
SmartDok og Tripletex er eksempler på løsninger som tilbyr mobil timeføring for ansatte som befinner seg ute på prosjekter eller oppdrag.
Hva koster et tidsregistreringssystem?
Prisene varierer betydelig mellom systemene. Noen leverandører tilbyr en enkel gratisversjon, mens større HR-, prosjekt- og økonomisystemer vanligvis prises etter antall brukere, moduler eller funksjoner.
Det er derfor bedre å vurdere totalkostnaden enn bare månedsprisen.
Et billig system kan bli dyrt dersom administrasjonen fortsatt må overføre timer manuelt til lønn og fakturering. Samtidig er det liten grunn til å betale for avanserte HR- og prosjektfunksjoner dersom virksomheten bare trenger enkel registrering av start- og sluttid.
Hvorfor digital tidsregistrering lønner seg
God tidsregistrering gir virksomheten bedre innsikt i hvor arbeidstiden faktisk brukes.
Det kan gjøre det lettere å oppdage prosjekter som bruker flere timer enn planlagt, kontrollere fakturerbare timer, beregne lønn og følge utviklingen i ressursbruk.
For ledelsen handler tidsregistrering derfor ikke bare om kontroll. Dataene kan også brukes til bedre prosjektplanlegging, bemanning og lønnsomhetsanalyse.
Beste tidsregistreringssystem for små bedrifter
For små bedrifter er enkelhet ofte det viktigste.
Hvis virksomheten allerede bruker et norsk økonomisystem som Tripletex eller PowerOffice Go, kan det være naturlig å undersøke den innebygde timeføringen først. Da kan bedriften redusere antall separate systemer og få en enklere dataflyt mot økonomi, prosjekt og lønn.
Bedrifter som kun trenger enkel prosjekt- og tidsregistrering kan på sin side klare seg med en mer rendyrket løsning som Clockify.
Beste tidsregistreringssystem for større bedrifter
Større virksomheter bør normalt se utover selve registreringen av timer.
Behov for forskjellige arbeidstidsordninger, avdelinger, godkjenningsnivåer, vaktplaner, fravær, HR-systemer og lønnsintegrasjoner gjør systemvalget mer komplekst.
Her kan løsninger som Tidsbanken eller Simployer være aktuelle, mens bedrifter innen bygg og anlegg kan ha større nytte av et bransjesystem som SmartDok.
Hva er det beste tidsregistreringssystemet?
Det finnes ikke ett beste tidsregistreringssystem for alle norske bedrifter.
Tripletex og PowerOffice Go er interessante når timeføringen skal kobles tett mot regnskap, prosjekt og økonomi. SmartDok er utviklet for behovene i bygg og anlegg, mens Tidsbanken og Simployer er aktuelle når arbeidstid, bemanning og personaladministrasjon spiller en større rolle. Clockify kan være et enklere alternativ for team som primært trenger tids- og prosjektsporing.
Det viktigste er at systemet passer måten virksomheten faktisk jobber på.
Et godt tidsregistreringssystem skal gjøre registreringen enkel for den ansatte og redusere administrasjonen etterpå. Når registrerte timer kan gå videre til prosjektoppfølging, lønn og fakturering uten unødvendig dobbeltarbeid, får bedriften langt mer verdi enn fra en tradisjonell digital timeliste.
Ofte stilte spørsmål
Hva er et tidsregistreringssystem?
Et tidsregistreringssystem er programvare som registrerer arbeidstid digitalt. Avhengig av løsningen kan timer også knyttes til prosjekter, kunder, lønn, overtid, fravær og fakturering.
Må arbeidsgiver registrere arbeidstid?
Arbeidstilsynet opplyser at arbeidsgiver skal ha oversikt over hvor mye den enkelte arbeidstaker arbeider. Registreringen skal være skriftlig og gi en oppdatert oversikt over faktisk arbeidstid og pauser.
Hvilket tidsregistreringssystem er best for håndverkere?
For håndverkere kan løsninger med mobilregistrering, prosjektføring og integrasjon mot fakturering og lønn være spesielt nyttige. Tripletex tilbyr slike funksjoner, mens SmartDok er mer spesialisert mot bygg- og anleggsbransjen.
Kan tidsregistrering kobles til lønn?
Ja. Flere moderne systemer kan bruke godkjente timer som grunnlag for lønnsbehandling. Det kan redusere behovet for manuell overføring av timelister mellom forskjellige systemer.
Hva bør jeg se etter i et tidsregistreringssystem?
Prioriter brukervennlighet, mobilapp, prosjektregistrering, håndtering av overtid og fravær, godkjenningsrutiner, rapportering og integrasjon med bedriftens lønns-, regnskaps- og fakturasystem.